Politique de confidentialité

Le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario (« OUAC ») s’engage à protéger votre vie privée et la confidentialité de vos renseignements personnels.


Déclaration de confidentialité

L’OUAC est une division du Conseil des universités de l’Ontario (« CUO »). Nous avons pour mission de faciliter l’accès aux études universitaires en Ontario en proposant des services et des ressources utiles, durables et accessibles qui profitent aux universités de l’Ontario, à leurs candidates et candidats et à leurs organismes affiliés. L’un de ces services est la Foire des universités de l’Ontario (FUO).

Le CUO est une association de membres composée des vingt (20) universités ontariennes à financement public et d’un membre associé – le Collège militaire royal du Canada (CMR). Le CUO travaille avec ses membres afin de trouver un consensus sur un large éventail d’enjeux universitaires et fait valoir leurs intérêts auprès des instances gouvernementales et des autres parties prenantes.

L’OUAC (ci-après, « nous »), agissant pour le compte du CUO, des 20 universités à financement public de l’Ontario et du Collège militaire royal du Canada (collectivement, les « universités ») est responsable de la collecte, de l’utilisation, de la communication et de la gestion de vos renseignements personnels relativement à votre Passeport FUO.

Les renseignements personnels comprennent votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre ville de résidence, votre code postal et votre statut à titre de participant (p. ex., si vous êtes une ou un élève du secondaire et votre niveau scolaire, un parent, une conseillère ou un conseiller en orientation, etc.).

Nous nous engageons à protéger et à respecter vos renseignements personnels recueillis dans le cadre de votre inscription au Passeport FUO. La présente Déclaration de confidentialité explique comment nous entendons recueillir, utiliser, communiquer et gérer vos renseignements personnels.

Les universités de l’Ontario recueillent, utilisent, communiquent et gèrent vos renseignements personnels dans le cadre de la FUO et conformément à leurs propres déclarations, politiques et pratiques de confidentialité, que vous devriez vous-même explorer.


Passeport FUO

Une fois terminée votre inscription pour recevoir un Passeport FUO, vous recevrez un code QR (appelé « Passeport FUO »). Le Passeport FUO vise à vous aider à partager vos renseignements personnels avec les universités qui vous intéressent.

Les universités de l’Ontario recevront vos renseignements personnels uniquement si vous leur permettez de balayer le code QR de votre Passeport FUO ou si vous balayez leur code QR.


Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de communication et de traitement de renseignements personnels fournis dans le cadre de votre inscription au Passeport FUO

L’OUAC recueille, utilise, communique et gère vos renseignements personnels tel qu’il est stipulé dans le présent document.

L’OUAC ne communique, ni ne loue, ni ne vend, ni ne transfère vos renseignements personnels sans votre consentement, sauf disposition contraire dans le présent document.

Collecte des renseignements personnels

  • Nous recueillons les renseignements personnels que vous fournissez au moment de vous inscrire pour recevoir un Passeport FUO.
  • Une fois le code QR de votre Passeport FUO balayé par les universités de l’Ontario, ou une fois que vous avez balayé le code QR des universités de votre choix, nous recueillons tous les renseignements additionnels que vous pourrez fournir (p. ex., programmes ou campus qui vous intéressent) au moment d’interagir avec une représentante ou un représentant au stand ou dans la salle de présentation de l’université.

Utilisation des renseignements personnels

  • Nous, par l’entremise de notre tiers fournisseur de services, utilisons votre adresse électronique pour communiquer avec vous au sujet de la FUO. Nous vous enverrons environ 4 courriels avant la tenue de la FUO.
  • Les universités de l’Ontario utilisent votre adresse électronique pour communiquer avec vous, si vous leur avez permis de balayer le code QR de votre Passeport FUO ou si vous avez balayé le leur.
  • Les universités de l’Ontario utilisent vos renseignements personnels pour vous faire parvenir des renseignements sur leur établissement, et peuvent également se servir de vos renseignements personnels à d’autres fins, par exemple, vous apparier à votre demande d’admission à l’université, si vous décidez de faire demande.
  • Nous, par l’entremise de notre tiers fournisseur de services, utilisons votre adresse électronique pour vous inviter à remplir un questionnaire de sondage optionnel après la FUO. Les renseignements recueillis à partir du sondage ne sont communiquées que sous une forme agrégée et non identifiable de façon personnelle.

Communication des renseignements personnels

  • Nous communiquons vos renseignements personnels uniquement aux universités de l’Ontario qui balayent le code QR de votre Passeport FUO dont vous avez balayé le code QR.
  • Une fois le code QR de votre Passeport FUO balayé par les universités de l’Ontario, ou une fois que vous avez balayé le code QR des universités de votre choix, nous communiquons tous les renseignements additionnels que vous pourrez fournir (p. ex., programmes ou campus qui vous intéressent) au moment d’interagir avec une représentante ou un représentant au stand ou dans la salle de présentation de l’université.
  • Nous communiquons les renseignements recueillis lors de l’inscription au Passeport FUO sous une forme agrégée et non identifiable de façon personnelle, aux fins d’utilisation par l’OUAC, le CUO et les universités de l’Ontario.

Conservation et suppression de vos renseignements personnels

  • L’OUAC a autorisé Exposoft Solutions[1] de stocker les données d’inscription au Passeport FUO sur ses serveurs, lesquels sont situés physiquement au Canada.
  • Bien que vos renseignements personnels seront stockés sur les serveurs d’Exposoft Solutions au Canada, vos renseignements personnels peuvent être accédés ou traités à l’extérieur du Canada, tout dépendant de l’emplacement physique des employés d’Exposoft Solutions.
  • Exposoft Solutions utilise un environnement HTTPS sécurisé avec certificat SSL protégé par mot de passe, aux fins de transfert des données chiffrées.
  • Exposoft Solutions détruit toutes les données recueillies et en fournit la preuve dans les dix jours suivant la FUO.
  • L’OUAC ne conserve que des données sous forme agrégée et non identifiable de façon personnelle, à des fins d’analyse statistique.
  • Nos tiers fournisseurs de services sont tenus d’assurer le caractère confidentiel et la sécurité de vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement à des fins conformes aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels.
  • Il est interdit aux tiers fournisseurs de services d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels à quelque fin autre que de nous fournir des services, sauf dans la mesure où les lois applicables l’exigent.

Sécurité de vos renseignements personnels

  • Bien que nous prenions les mesures appropriées pour protéger vos renseignements personnels sous notre garde et notre contrôle, nous ne pouvons garantir qu’ils seront toujours utilisés en accord avec la présente Déclaration de confidentialité.
  • Nous avons mis en place des mesures de protection administratives, techniques et physiques dans le but de protéger vos renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation, la modification et la communication non autorisée.
  • Nous restreignons l’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés et aux fournisseurs de services autorisés qui doivent en faire usage conformément à la présente Déclaration de confidentialité.

Comment pouvez-vous modifier vos renseignements personnels?

Si vous devez modifier vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous par courriel au plus tard le 25 septembre 2019. Si vous devez modifier vos coordonnées passé cette date, veuillez communiquer alors avec les universités qui ont balayé le code QR de votre Passeport FUO ou dont le code QR vous avez balayé.

Déclaration

  • En vous inscrivant pour recevoir un Passeport FUO, vous acceptez les pratiques relatives à vos renseignements personnels stipulés dans le présent document intitulé « Déclaration et avis de collecte, d’utilisation, de communication et de traitement de renseignements personnels fournis dans le cadre de votre inscription au Passeport FUO ».
  • En vous inscrivant pour recevoir un Passeport FUO et en permettant aux universités de balayer le code QR de votre Passeport FUO ou de balayer leur code QR, vous acceptez que les universités de votre choix obtiennent les renseignements personnels que vous nous fournissez et que nous recueillerons, utiliserons, communiquerons et gérerons conformément au présent document.
  • Vous reconnaissez que, bien que vos renseignements personnels seront stockés sur les serveurs d’Exposoft Solutions au Canada, vos renseignements personnels peuvent être accédés ou traités à l’extérieur du Canada, tout dépendant de l’emplacement physique des employés d’Exposoft Solutions.
  • Vous acceptez expressément à ce que vos renseignements personnels soient accédés ou traités à l’extérieur du Canada.

Modifications à la présente Déclaration de confidentialité

Il se peut que nous mettions à jour périodiquement la présente déclaration afin de tenir compte de nos pratiques en matière de renseignements personnels. La Déclaration de confidentialité mise à jour sera affichée dans notre site Web. Nous traitons vos renseignements personnels conformément à la Déclaration de confidentialité en vigueur au moment de la collecte des renseignements, ou selon votre consentement.


Comment communiquer avec nous

Communiquez avec nous en tout temps si :

  • vous avez des questions ou des commentaires au sujet de la présente Déclaration de confidentialité;
  • vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels que nous détenons, ou les corriger; ou
  • vous avez une plainte quant à la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.

Courriel : ouf@ouac.on.ca
Téléphone : 519 823-1940

Adresse postale :
Centre de demande d’admission des universités de l’Ontario
À l’attention de : FUO
170 Research Lane
Guelph (Ontario)  N1G 5E2

Dernière mise à jour : Le 24 mai 2019


[1] Le nom légal d’Exposoft Solutions est 1982583 Ontario inc. Exposoft Solutions est une marque déposée qui est utilisée par 1982583 Ontario inc.

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